Visitkort bliver til CRM-poster automatisk

Udfordringen

Manuel indtastning var flaskehalsen, og den fejlede lydløst. Ingen kunne sige, hvilke kort der var tastet ind, og hvilke der lå i en skuffe, så de leads, der aldrig blev tastet ind, blev heller aldrig savnet. Omkostningen var usynlig, og derfor blev den ved.

Fremgangsmåden

1. 01

   Fangsten blev til et foto, for det, der kræver en app installeret på en messestand, bliver ikke brugt.

2. 02

   Der køres OCR over billedet, og navn, virksomhed, titel, mail, telefon og website trækkes ud i strukturerede felter frem for i én tekstklump.

3. 03

   Kontakten beriges med virksomhedsdata, så posten kommer ind med mere end det, der kan stå på et kort.

4. 04

   CRM-posten oprettes, kategoriseres, ejeren får besked, og den første opfølgning sættes i kø i samme kørsel.

5. 05

   Alt med lav sikkerhed i udtrækket ryger til en menneskelig kontrolkø i stedet for at skrive en halvt læst post ind i CRM'et.

Arkitektur

Det der var svært

• OCR-sikkerhed er ikke valgfri metadata. Et kort fotograferet skævt i dårligt lys giver en plausibelt udseende forkert mailadresse, og en forkert adresse i et CRM er usynlig indtil afvisningen tre uger senere.

• Kort er uensartede af natur. To telefonnumre, en QR-kode, en jobtitel på et andet sprog og intet klart firmanavn er et normalt kort, ikke et grænsetilfælde.

• Berigelsen skal kunne fejle blødt. Når virksomhedsopslaget ikke giver noget, skal posten alligevel oprettes, for en manglende virksomhedsoplysning er ikke en grund til at miste kontakten.

Relateret

• Workflowautomatisering
• AI-leadpipeline