Visitekaartjes worden automatisch CRM-records

De uitdaging

Handmatige invoer was het knelpunt, en het faalde stilletjes. Niemand kon zeggen welke kaartjes waren ingevoerd en welke in een la lagen, dus de leads die nooit werden ingevoerd werden ook nooit gemist. De kosten waren onzichtbaar, en daarom bleef het bestaan.

De aanpak

1. 01

   Vastleggen werd een foto, want wat op een beursstand eerst een app-installatie vereist, wordt niet gebruikt.

2. 02

   Er gaat OCR over de afbeelding en naam, bedrijf, functie, e-mail, telefoon en website worden naar gestructureerde velden gehaald in plaats van naar één tekstblok.

3. 03

   Het contact wordt verrijkt met bedrijfsdata, zodat het record binnenkomt met meer dan wat op een kaartje past.

4. 04

   Het CRM-record wordt aangemaakt, gecategoriseerd, de eigenaar geïnformeerd en de eerste opvolging in dezelfde run ingepland.

5. 05

   Alles met een lage extractiezekerheid gaat naar een menselijke controlewachtrij in plaats van een half gelezen record in het CRM te schrijven.

Architectuur

Wat lastig was

• OCR-zekerheid is geen optionele metadata. Een kaartje dat schuin en bij slecht licht is gefotografeerd levert een plausibel ogend fout e-mailadres op, en een fout adres in een CRM is onzichtbaar tot de bounce drie weken later.

• Kaartjes zijn van nature inconsistent. Twee telefoonnummers, een QR-code, een functietitel in een tweede taal en geen duidelijke bedrijfsnaam is een normaal kaartje, geen randgeval.

• De verrijking moet zacht kunnen falen. Als de bedrijfsopzoeking niets teruggeeft, moet het record er alsnog komen, want een ontbrekend bedrijfsgegeven is geen reden om het contact te verliezen.

Gerelateerd

• Workflowautomatisering
• AI-leadpipeline