Maatwerk-ERPNext voor productie en zonne-energie

De uitdaging

ERPNext stond er wel, maar werd maar deels gebruikt. Offertes, projectopvolging en operationele overdrachten liepen via spreadsheets en e-mail omdat de standaardworkflows niet aansloten op hoe het bedrijf offreerde, produceerde en installeerde. Elk rapport betekende twee bronnen afstemmen, en geen van beide werd vertrouwd.

De aanpak

1. 01

   Eerst is het echte proces in kaart gebracht, inclusief de stappen die mensen buiten het systeem hadden bedacht, want die stappen zijn de eis.

2. 02

   Er zijn eigen doctypes en workflowstatussen gebouwd die aansluiten op hoe deze sector werkelijk offreert, plant en installeert, in plaats van het proces om te buigen naar standaard-ERPNext.

3. 03

   ERPNext is met automatisering aan de omliggende tools gekoppeld, zodat records tussen systemen bewegen zonder dat iemand ze overtypt.

4. 04

   Er zijn rolgebaseerde weergaven en rapporten toegevoegd zodat elk team zijn eigen werk ziet in plaats van een algemene lijst.

5. 05

   De aanpassingen zijn upgradebestendig gehouden, want een ERP-fork die geen update meer kan opnemen wordt binnen een jaar een last.

Architectuur

Wat lastig was

• Een ERP aanpassen zonder te forken. Elke wijziging moest een upgrade overleven, wat de snelste manier om de meeste ervan te doen uitsluit.

• Het echte proces leefde buiten het systeem. De spreadsheetstappen die mensen hadden bedacht wáren de eis, en die verzamelen betekende naar het werk kijken in plaats van de documentatie lezen.

• Rechten bleken het lastige ontwerpprobleem. Sales, productie en installatie hadden verschillende weergaven van hetzelfde record nodig, en dat verkeerd doen blokkeert mensen of legt cijfers bloot die ze niet horen te zien.

Gerelateerd

• Workflowautomatisering
• AI-leadpipeline