Visitenkarten werden automatisch zu CRM-Datensätzen

Die Herausforderung

Die manuelle Erfassung war der Engpass, und sie versagte lautlos. Niemand konnte sagen, welche Karten erfasst waren und welche in einer Schublade lagen, also fielen die nie erfassten Leads auch niemandem auf. Die Kosten waren unsichtbar, weshalb es so blieb.

Das Vorgehen

1. 01

   Die Erfassung wurde zu einem Foto, denn was am Messestand erst eine App-Installation braucht, wird nicht benutzt.

2. 02

   OCR läuft über das Bild und extrahiert Name, Firma, Rolle, E-Mail, Telefon und Website in strukturierte Felder statt in einen Textblock.

3. 03

   Der Kontakt wird gegen Firmendaten angereichert, sodass der Datensatz mehr enthält als das, was auf eine Karte passt.

4. 04

   Der CRM-Datensatz wird angelegt, kategorisiert, der Eigentümer benachrichtigt und das erste Nachfassen im selben Lauf eingereiht.

5. 05

   Alles mit geringer Extraktionssicherheit geht in eine menschliche Prüfwarteschlange, statt einen halb gelesenen Datensatz ins CRM zu schreiben.

Architektur

Was schwierig war

• OCR-Konfidenz ist keine optionale Metainformation. Eine schräg und bei schlechtem Licht fotografierte Karte erzeugt eine plausibel aussehende falsche E-Mail-Adresse, und eine falsche Adresse im CRM ist bis zum Bounce drei Wochen später unsichtbar.

• Karten sind von Natur aus uneinheitlich. Zwei Telefonnummern, ein QR-Code, eine Berufsbezeichnung in einer zweiten Sprache und kein eindeutiger Firmenname sind eine normale Karte, kein Sonderfall.

• Die Anreicherung muss weich scheitern. Wenn die Firmensuche nichts zurückgibt, muss der Datensatz trotzdem entstehen, denn eine fehlende Firmeninformation ist kein Grund, den Kontakt zu verlieren.

Verwandt

• Workflow-Automatisierung
• KI-Lead-Pipeline